구매팀은 영업이나 생산팀의 요청으로 원재료나 기계장치등을 매입하는 행위를 합니다. 좋은 물건을 싸게 잘 사는 것이 구매팀의 업무 입니다. 회사에 따라 수입 통관도 구매팀에서 같이 하는 경우가 있으며 이러한 SCM업무만 따로 하는 별도의 조직이 있기도 합니다. 구매팀은 업체를 발굴하고 매입단가를 관리하는 등 영업관리 업무의 반대 포지션으로 볼 수 있습니다.
구매관리 개요
구매팀은 영업이나 생산부서의 요청으로 구매 계획을 잡고 결재를 거친 후 거래업체에 발주를 넣습니다. 물건을 납품 받고 품질에 문제가 없으면 창고에 입고시키게 됩니다. 업체로부터 세금계산서를 발급받으면 입고내역을 바탕으로 회계전표를 발생시키게 됩니다. 업체와의 거래조건에 따라 자금팀에 대금지급일자를 조율하여 지급하면 일련의 절차가 끝이 나게 됩니다.
구매관리 프로세스 절차
구매의 시작은 현업 부서의 요청에서 시작합니다. 영업팀의 상품 구매 요청이나, 생산, 연구팀의 원재료 구매 요청이 있을 수 있습니다. 이를 “구매요청” 이라고 하며 이러한 요청을 모아 품의를 하면 됩니다. “구매품의”는 전결 규정에 따라 승인권자의 결재를 받게 됩니다. 결재를 마친 구매팀은 거래업체에 발주를 넣게 됩니다. “구매발주”를 하게되면 공급업체는 품목을 준비하여 납품을 하게 됩니다.
품목이 창고에 도착하면 입고 담당자는 공급업체가 전달한 “거래명세서”와 납품 수량이 일치하는지 확인하게 됩니다. 수량에 대한 확인이 이루어지면 품질팀에서는 해당 품목이 정상적인지 확인하는 “인수검사”를 진행합니다. 모든 품목을 검사할 수 없으므로 일부 품목을 샘플링 하여 검사하며 인수검사에 합격한 합격품과 무검사품은 입고가 이루어집니다. “매입정산”은 세금계산서를 수령하여 회계처리를 하는 것을 말합니다.
대기업이나 유통기업의 경우 공급업체에서 매입세금계산서를 발행 하는 것을 기다리는 것이 아닌 자신이 직접 발행하는 역발행을 하기도 합니다. 이렇게 생성된 회계전표를 자금팀에 전달하면 결제 조건에 따라 대금을 지급하게 됩니다.
